AI przy telefonie w gabinecie a RODO i AI Act 2026. Co musisz wiedzieć przed wdrożeniem

Gabinety pytają nas o dwie rzeczy, zanim w ogóle zapytają o cenę: „czy to zgodne z RODO" i „czy pacjent musi wiedzieć, że to AI". Słusznie, bo telefon do gabinetu to rozmowa, w której padają dane osobowe, a często też informacje o zdrowiu. Pacjent, który dzwoni umówić się na kontrolę po zabiegu, już samym powodem wizyty mówi coś o swoim zdrowiu.

Poniżej przechodzę przez obowiązki po kolei: co wynika z AI Act, co z RODO, jak podejść do nagrań i porad medycznych i jak może wyglądać klauzula informacyjna. Na końcu checklista do odhaczenia przed włączeniem asystentki.

1. AI Act: pacjent musi wiedzieć, że rozmawia z AI

Rozporządzenie o sztucznej inteligencji (AI Act) wprowadza obowiązki przejrzystości dla systemów AI, które bezpośrednio rozmawiają z ludźmi. Zgodnie z art. 50 taki system ma być zaprojektowany tak, żeby osoba wiedziała, że ma do czynienia z AI, chyba że jest to oczywiste z okoliczności. Przy rozmowie telefonicznej z naturalnym głosem oczywiste nie jest, dlatego informacja musi paść wprost. Przepisy o przejrzystości stosuje się od 2 sierpnia 2026 r.

W praktyce oznacza to jedno zdanie na początku rozmowy, na przykład: „Dzień dobry, mówi Ania, wirtualna asystentka gabinetu. W czym mogę pomóc?". W AI Sekretarce MedEQ asystentka zawsze przedstawia się jako wirtualna asystentka, niezależnie od tego, jakie imię i powitanie ustawi gabinet. Imię „Ania" jest w porządku. Udawanie, że po drugiej stronie jest człowiek, już nie.

2. RODO: kto jest administratorem, a kto przetwarza dane

Rozmowa z asystentką nie zmienia ról. Gabinet jest administratorem danych pacjentów, tak samo jak przy rozmowie z recepcjonistką. Dostawca systemu, który obsługuje rozmowę i zapisuje wizytę, jest podmiotem przetwarzającym i działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

Co sprawdzić w umowie powierzenia:

• zakres i cel przetwarzania - czy obejmuje obsługę połączeń telefonicznych, a nie tylko kalendarz i dokumentację,
• listę podprocesorów - asystentka głosowa korzysta zwykle z dostawcy technologii rozpoznawania i syntezy mowy, który też musi być na liście,
• miejsce przetwarzania - czy dane zostają w Unii Europejskiej, a jeśli nie, na jakiej podstawie są przekazywane,
• okresy przechowywania - jak długo przechowywane są transkrypcje i nagrania, jeśli są,
• zasady zgłaszania naruszeń i pomocy przy realizacji praw pacjentów.

W MedEQ dane pacjentów przetwarzamy na podstawie umowy powierzenia, a lista podmiotów, którym dalej powierzamy dane, jest publiczna na stronie podprocesorów. Rozmowy głosowe obsługują wyspecjalizowani dostawcy technologii mowy i telefonii, a część z nich ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym - wtedy przekazanie danych opiera się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Przed włączeniem dodatku sprawdź, czy lista podprocesorów obejmuje tych dostawców i jaka jest podstawa przekazania. Szerzej o obowiązkach RODO w gabinecie piszę w tekście RODO w gabinecie stomatologicznym, który w dużej części dotyczy każdej placówki, oraz w tekście RODO w gabinecie dietetyka.

3. Zakres danych: tylko to, co potrzebne do wizyty

Zasada minimalizacji danych mówi, żeby zbierać tylko to, co jest potrzebne do celu. Do umówienia wizyty potrzebne są: imię i nazwisko, numer telefonu, rodzaj usługi i termin. Asystentka nie powinna dopytywać o historię choroby, przyjmowane leki czy wyniki badań, bo to nie jest potrzebne do zapisu, a zwiększa ilość danych o zdrowiu w transkrypcjach.

Ważne są też zasady identyfikacji. AI Sekretarka MedEQ nigdy nie zgaduje tożsamości dzwoniącego: potwierdza imię i nazwisko, zamiast założyć, że skoro numer jest znany, to dzwoni ta sama osoba. Wizyty zmienia tylko dla numeru, z którego dzwoni pacjent, więc nikt nie przełoży ani nie odwoła cudzej wizyty, znając tylko nazwisko. To przy okazji ochrona przed ujawnieniem informacji o wizytach osobie nieuprawnionej.

4. Nagrania i transkrypcje

Nagrywanie rozmów to osobne przetwarzanie danych: głos jest daną osobową, a nagranie rozmowy z gabinetem może zawierać informacje o zdrowiu. Jeśli rozmowy są nagrywane, pacjent musi o tym wiedzieć na początku rozmowy, a gabinet musi mieć jasny cel i okres przechowywania.

Dlatego w AI Sekretarce MedEQ domyślnie nie ma nagrań audio. Przechowywana jest transkrypcja rozmowy przez 30 dni, żeby recepcja mogła sprawdzić, co pacjent powiedział, wyjaśnić ewentualne nieporozumienie i poprawić ustawienia asystentki. Po tym czasie transkrypcja jest usuwana. Transkrypcja nie jest dokumentacją medyczną i nie powinna nią być: jeśli z rozmowy wynika coś istotnego dla leczenia, trafia to do dokumentacji przez człowieka. Więcej o tym, czym jest dokumentacja medyczna, a czym nie, piszę w tekście elektroniczna dokumentacja medyczna.

5. Porady medyczne i numer 112

Asystentka umawia wizyty i odpowiada na pytania organizacyjne. Nie udziela porad medycznych: nie ocenia objawów, nie doradza w sprawie leków, nie interpretuje wyników. To nie tylko kwestia ostrożności, ale też odpowiedzialności zawodowej, która należy do osób z kwalifikacjami.

Gdy pacjent opisuje objawy, które mogą świadczyć o stanie nagłym, asystentka kieruje go na numer alarmowy 112. W pozostałych sprawach medycznych przyjmuje prośbę o kontakt, a recepcja przekazuje ją dalej. W wiedzy o gabinecie, którą wpisujesz w ustawieniach, warto trzymać się informacji praktycznych: parking, formy płatności, NFZ, przygotowanie do wizyty. Instrukcje medyczne zostaw dla rozmowy z lekarzem.

Ta sama zasada obowiązuje przy konsultacjach zdalnych, o czym pisałem w tekście teleporada i e-wizyta w gabinecie.

6. Klauzula informacyjna dla pacjentów

Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO nie znika przy telefonie. Pacjent powinien móc dowiedzieć się, kto przetwarza jego dane, w jakim celu, jak długo i komu są powierzane. Przy telefonie najprościej działa podejście dwuwarstwowe: krótka informacja w rozmowie i pełna klauzula na stronie gabinetu, do której asystentka może odesłać.

Przykładowy fragment do dopisania w klauzuli informacyjnej (do dostosowania z osobą, która prowadzi RODO w gabinecie):

Podstawę prawną przetwarzania i pozostałe elementy (prawa pacjenta, kontakt do administratora lub inspektora ochrony danych) ustal w ramach całej klauzuli, którą gabinet już ma. Nie wymyślaj nowej podstawy tylko dla telefonu, jeśli cel jest ten sam co przy rejestracji przez recepcję.

Checklista wdrożenia AI przy telefonie

Jak to rozwiązuje MedEQ

AI Sekretarka MedEQ działa na kalendarzu, cenniku i kartotece MedEQ, więc dane pacjentów nie trafiają do kolejnego, osobnego systemu z osobną umową. Asystentka przedstawia się jako wirtualna, nie udziela porad medycznych, przy objawach nagłych kieruje na 112, potwierdza tożsamość dzwoniącego i zmienia wizyty tylko dla numeru, z którego pacjent dzwoni. Domyślnie bez nagrań audio, transkrypcje przez 30 dni, przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia, a dostawców technologii mowy i telefonii wpisujemy na listę podprocesorów (wraz z podstawą przekazania danych) przed uruchomieniem dodatku w gabinecie. Więcej o zabezpieczeniach znajdziesz w Centrum zaufania i na stronie o RODO w MedEQ.

Dodatek kosztuje 149 zł netto miesięcznie ze 100 minutami rozmów w cenie, bez opłaty wdrożeniowej i umowy terminowej, a szczegóły kosztów opisałem w tekście AI recepcjonistka w gabinecie. Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle tego potrzebujesz, zacznij od tekstu nieodebrane telefony w gabinecie.

FAQ - AI przy telefonie a RODO i AI Act

Zastrzeżenie: artykuł ma charakter informacyjny (stan na październik 2026) i nie jest poradą prawną. Obowiązki z RODO i AI Act zależą od sposobu wdrożenia w konkretnym gabinecie. Przykładową klauzulę dostosuj do swojej sytuacji z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.