Niniejsza lista stanowi załącznik do Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) i wskazuje podmioty, którym Bartosz Krzyżaniak (Procesor) powierza przetwarzanie danych osobowych pacjentów w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi MedEQ. Lista jest aktualizowana z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wprowadzeniem nowego subprocesora (§5 Umowy powierzenia).
1. Subprocesorzy podstawowi
Z poniższych podmiotów korzystamy zawsze - są niezbędne do działania usługi:
| Subprocesor | Lokalizacja danych | Zakres usług | Podstawa transferu |
|---|---|---|---|
| OVHcloud (OVH Sp. z o.o.) | UE (Polska / Francja) | Infrastruktura serwerowa, hosting bazy danych i przechowywanie plików (skany, zdjęcia) | EOG - brak transferu poza UE |
| home.pl (H88 S.A.) | Polska (UE) | Serwer poczty wychodzącej - powiadomienia e-mail (przypomnienia, potwierdzenia, resety hasła) | EOG - brak transferu poza UE |
| PayPro S.A. (Przelewy24), NIP 779-236-98-87 | Polska (UE) | Obsługa płatności abonamentowych (subskrypcja) | EOG - brak transferu poza UE |
2. Subprocesorzy modułów opcjonalnych
Poniższe podmioty przetwarzają dane tylko wówczas, gdy placówka świadomie włączy dany moduł (kanał SMS lub funkcje AI). Bez włączenia tych modułów dane nie są im przekazywane.
| Subprocesor | Lokalizacja danych | Zakres usług | Podstawa transferu |
|---|---|---|---|
| SMSAPI (LINK Mobility Poland Sp. z o.o.) | Polska (UE) | Wysyłka powiadomień SMS (numer telefonu + treść wiadomości) | EOG - brak transferu poza UE |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | UE / USA | Wideokonsultacje e-wizyt (Google Meet) oraz synchronizacja kalendarza (Google Calendar) - gdy placówka włączy dodatek e-wizyt lub integrację kalendarza. Zakres: imię i nazwisko, termin, link do spotkania; sama wideorozmowa odbywa się na infrastrukturze Google. | Standardowe klauzule umowne (SCC), art. 46 RODO |
| Anthropic, PBC | USA | API AI - OCR faktur i dokumentów (faktury kosztowe, listy płac, raporty sterylizacji, wydruki terminala, tabliczki znamionowe) oraz strukturyzacja notatki medycznej z transkryptu wizyty (moduł AI Scribe) | Standardowe klauzule umowne (SCC), art. 46 RODO |
| OpenAI, L.L.C. | USA | API AI - transkrypcja nagrań audio z wizyt (moduł AI Scribe) | Standardowe klauzule umowne (SCC), art. 46 RODO |
Dane a trenowanie modeli: dostawcy AI (Anthropic, OpenAI) przetwarzają przekazane dane wyłącznie w celu realizacji konkretnego zapytania i - zgodnie z warunkami korzystania z ich API dla klientów biznesowych - nie wykorzystują przekazanych danych do trenowania swoich modeli.
Planowane zmiany: od 14 listopada 2026 r.
Z dodatkiem AI Sekretarka (asystentka głosowa, §6b Regulaminu) do listy modułów opcjonalnych dochodzą dwa podmioty. Przetwarzają dane wyłącznie w placówkach, które włączą ten dodatek. Do tego dnia placówki mogą zgłosić sprzeciw (pkt 5).
| Subprocesor | Lokalizacja danych | Zakres usług | Podstawa transferu |
|---|---|---|---|
| ElevenLabs (Eleven Labs Inc.) | USA | Asystentka głosowa AI: rozpoznawanie mowy, synteza głosu i prowadzenie rozmowy telefonicznej, z wykorzystaniem modeli językowych dostawców współpracujących z ElevenLabs. Zakres: dźwięk rozmowy, numer telefonu dzwoniącego, imię i nazwisko, termin wizyty i lekarz, krótki powód wizyty podany przez dzwoniącego, informacje o placówce i cennik usług. MedEQ nie przechowuje nagrań ani pełnej transkrypcji. | Standardowe klauzule umowne (SCC), art. 46 RODO |
| Twilio Ireland Limited (Twilio Inc.) | UE / USA | Operator telefonii asystentki głosowej: numer telefonu placówki, przekazanie połączenia do ElevenLabs. Zakres: numer dzwoniącego, numer placówki, czas i metadane połączenia; dźwięk rozmowy w tranzycie. | Standardowe klauzule umowne (SCC), art. 46 RODO |
3. Odbiorcy z mocy prawa
Niezależnie od powyższych, dane mogą być przekazywane podmiotom, którym przekazanie następuje na podstawie obowiązku prawnego - nie są to subprocesorzy w rozumieniu art. 28 RODO:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) - Ministerstwo Finansów (Polska): przekazywanie ustrukturyzowanych faktur, gdy wymagają tego przepisy.
4. Integracje na żądanie placówki
Jeżeli placówka zdecyduje się połączyć MedEQ z zewnętrzną platformą rezerwacji (np. ZnanyLekarz / DocPlanner), platforma ta staje się odrębnym administratorem lub subprocesorem w zakresie tej integracji - na podstawie odrębnych warunków danego dostawcy. Domyślnie integracje te są wyłączone.
Płatności za wizyty (przedpłaty, e-wizyty): jeżeli placówka włączy pobieranie opłat online, podpina własne konto Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A.) lub Przelewy24. Płatności pacjentów przechodzą przez to konto i trafiają bezpośrednio do placówki - MedEQ nie jest tu pośrednikiem płatności ani nie przechowuje danych kart pacjentów. Relacja z operatorem płatności w tym zakresie łączy placówkę z tym operatorem na podstawie jego odrębnych warunków.
5. Sprzeciw i zmiany
O każdej planowanej zmianie na liście subprocesorów informujemy drogą elektroniczną z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Administrator danych (placówka) może w terminie 14 dni od otrzymania informacji zgłosić uzasadniony sprzeciw na adres [email protected]. W razie sprzeciwu strony podejmą rozmowy w celu znalezienia rozwiązania alternatywnego.