Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy Serwisu MedEQ i realizuje obowiązek informacyjny dotyczący ochrony danych osobowych.

1. Usługodawca jako podmiot przetwarzający dane osobowe

1. Usługodawca nie jest administratorem danych osobowych zamieszczanych przez Usługobiorców w Serwisie (np. danych pacjentów Usługobiorcy). W tym zakresie Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie na polecenie Usługobiorcy, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2. Usługobiorcy samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania danych swoich pacjentów oraz ponoszą odpowiedzialność za wypełnianie obowiązków prawnych w tym zakresie.

2. Usługodawca jako administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce jest Bartosz Krzyżaniak, Indywidualna Działalność Gospodarcza, z siedzibą pod adresem: ul. Sportowa 20, 88-420 Rogowo, NIP 5542905852, REGON 382177395, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), dalej: „Administrator”.
2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych:
   • drogą elektroniczną: [email protected],
   • pisemnie: Bartosz Krzyżaniak, Indywidualna Działalność Gospodarcza, z siedzibą pod adresem: ul. Sportowa 20, 88-420 Rogowo.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Wykonanie umowy lub świadczenie Usługi

Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w celu wykonania umowy lub świadczenia Usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w związku z realizacją obowiązku prawnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane osobowe przetwarzane w tym zakresie mogą dotyczyć danych podanych przy rejestracji Konta (imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa organizacji), danych niezbędnych do aktywacji Subskrypcji, a także danych rozliczeniowych (nazwa firmy, adres, NIP) niezbędnych do wystawienia faktur VAT i realizacji obowiązków rachunkowych i podatkowych.

b) Prawnie uzasadniony interes Administratora

Dane osobowe mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora realizowanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej, marketing własnych produktów i usług Administratora, zabezpieczenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń, zachowanie bezpieczeństwa Serwisu i zapobieganie nadużyciom, analiza sposobu korzystania z Serwisu w celu utrzymania prawidłowości jego działania oraz doskonalenia jakości świadczonych usług, przetwarzanie płatności za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych.

4. Dane nawigacyjne i logi serwera

W związku z korzystaniem ze Strony Internetowej i Serwisu, infrastruktura Administratora oraz dostawców usług hostingowych automatycznie gromadzi dane nawigacyjne i logi serwera, które mogą obejmować:

• adres IP,
• rodzaj i wersję przeglądarki internetowej,
• system operacyjny,
• nazwy domen i dostawcę usług internetowych (ISP),
• czas trwania wizyty i godziny dostępu,
• adresy URL, z których nastąpiło wejście na Stronę Internetową,
• przeglądane podstrony i elementy Serwisu.

Wskazane dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu zapewnienia prawidłowości działania Serwisu, utrzymania jego jakości, a także w celach bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom. Dane z logów dostarczają ogólnych informacji statystycznych dotyczących korzystania z Serwisu.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów. Odbiorcami danych mogą być:

• podmioty zapewniające Administratorowi wsparcie w zakresie infrastruktury IT i hostingu (serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej),
• dostawca usług płatniczych Przelewy24 (PayPro S.A.) z siedzibą w Poznaniu (w zakresie danych niezbędnych do realizacji płatności; dane płatnicze nie są przechowywane w Serwisie),
• podmioty świadczące usługi wysyłki poczty elektronicznej i wsparcia technicznego,
• biuro rachunkowe i doradcy prawni - w zakresie niezbędnym do realizacji usług na rzecz Administratora,
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa (organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania).

Wskazane podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania i zgodnie z poleceniami Administratora.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych. Dane przetwarzane są w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Wyjątkiem są trzy opcjonalne funkcje Serwisu, z których Usługobiorca korzysta wyłącznie z własnego wyboru:

• moduł AI Scribe - nagranie wizyty, wykonywane wyłącznie za udokumentowaną zgodą pacjenta, jest transkrybowane i podsumowywane przez dostawcę usług sztucznej inteligencji; plik nagrania usuwamy po zatwierdzeniu notatki, najpóźniej po 30 dniach,
• rozpoznawanie tekstu z wgranych dokumentów, w szczególności faktur, list płac i dokumentów sprzętu,
• wideokonsultacje prowadzone przez Google Meet.

Dopóki Usługobiorca z danej funkcji nie skorzysta, objęte nią dane nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Funkcje te można wyłączyć w panelu (Ustawienia, zakładka Praktyka, sekcja modułów); wyłączenie modułu oznacza, że przekazanie nie następuje. Jeżeli Usługobiorca z funkcji korzysta, przekazanie danych następuje wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających, z którymi Administrator współpracuje przy świadczeniu Usługi:

Dostawcy usług sztucznej inteligencji nie wykorzystują przekazanych danych do trenowania swoich modeli. Lista jest aktualizowana wraz ze zmianą dostawców; o zamierzonej zmianie Administrator informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, zgodnie z §5 umowy powierzenia. Listę udostępniamy również na wniosek kierowany na adres [email protected].

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a w szczególności:

• dane związane z wykonaniem Umowy - przez czas obowiązywania Umowy oraz okres przedawnienia roszczeń po jej zakończeniu;
• dane rozliczeniowe (faktury) - przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę, zgodnie z przepisami prawa podatkowego;
• dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu cofnięcia zgody;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu - do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu;
• dane nawigacyjne i logi serwera - przez okres nieprzekraczający 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne z przyczyn bezpieczeństwa lub na potrzeby postępowania wyjaśniającego.

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji. Termin przechowywania może zostać wydłużony, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Dane wprowadzane przez Usługobiorcę

Dane pacjentów i klientów wprowadzone do Serwisu przechowywane są przez okres wynikający z obowiązków ciążących na Usługobiorcy jako administratorze tych danych. Okres zależy od tego, czy Usługobiorca wykonuje działalność leczniczą:

Usługobiorca kwalifikowany jest jako podmiot wykonujący działalność leczniczą na podstawie numeru księgi rejestrowej RPWDL wprowadzonego w ustawieniach Konta. Do czasu jego wprowadzenia stosujemy dłuższe okresy właściwe dla dokumentacji medycznej, ponieważ przedwczesne usunięcie takiej dokumentacji jest nieodwracalne.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych, czyli prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych - w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO).

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem na adres: [email protected]. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania żądania, oraz poinformuje o podjętych działaniach.

8. Konsekwencje niepodania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz w określonych przypadkach stanowi warunek niezbędny do:

• zawarcia i realizacji Umowy - brak podania danych wymaganych przy rejestracji Konta lub aktywacji Subskrypcji uniemożliwia korzystanie z Usługi;
• realizacji obowiązków prawnych - brak podania danych rozliczeniowych uniemożliwia wystawienie faktury VAT;
• udzielenia odpowiedzi na zapytanie - brak podania danych kontaktowych uniemożliwia uzyskanie odpowiedzi na pytanie przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W szczególności Administrator zapewnia:

• szyfrowanie połączeń z Serwisem (protokół HTTPS/TLS),
• kontrolę dostępu do danych osobowych,
• regularne tworzenie kopii zapasowych,
• hosting Serwisu na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej.

10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O istotnych zmianach Administrator informuje drogą elektroniczną (na adres e-mail podany w Koncie) lub poprzez komunikat w Serwisie. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na Stronie Internetowej. Data ostatniej aktualizacji widnieje na początku dokumentu.